株式会社学書 様

AS400 帳票メンテナンス

「20年来使用してきたIBMiで構築した基幹システム。Create!Formを採用することで、2日間にわたって出力していた請求業務が数時間で済むようになりました」

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Create!Form導入事例:株式会社学書

Create!Form導入事例:株式会社学書

教育図書の販売・出版を手がける株式会社学書(以下、学書)では、20年来使い続けている基幹システムの出力環境のマイグレーションにCreate!Formを採用しました。その経緯と効果について、学書のご担当者様と開発を担当したデュプロ販売株式会社(以下、デュプロ販売)のご担当者様に伺いました。

(写真左より、株式会社学書 経営管理 編集部部長 伊藤 圭子氏、デジタルコンテンツ事業部 水野 清太郎氏、業務部 主任 加藤 亮氏、業務部 木村 惠真子氏)

もくじ
  1. お客様プロフィール
  2. 開発担当者プロフィール
  3. 利用状況/IBM iで運用している基幹システムの出力環境をオープンプリンターにマイグレーション
  4. 目的/目指したのは、基幹システムと疎結合な出力環境
  5. 選定理由/連携実績と、基幹システム側の影響を最小限に抑えられる提案を評価
  6. 導入効果/オープンな出力環境の構築により、効率化とスピードアップを実現
  7. 今後/保存用帳票のPDF出力環境構築も検討

お客様プロフィール

株式会社学書
本社所在地: 愛知県名古屋市北区楠3-815
設立:1983年12月27日
資本金:3000万円
従業員数:50名(2015年3月末現在)
事業内容:教育図書・一般書籍の出版・編集・企画・販売、教材の配信事業への展開

愛知県・名古屋市に本社を置く教育図書教材の出版社。北海道から沖縄まで全国110社の販売代理店と提携し、個人塾から大手企業にいたるまで学習塾で使われる小中高校生向けの問題集を中心に、出版・編集・企画・販売までを手がける。また、書籍だけでなくデジタルによる学習教材、さらに入退室管理システムなど幅広い事業を展開している。

開発担当者プロフィール

デュプロ販売株式会社
本社所在地: 愛知県名古屋市中区大井町4-19 
設立:1954年3月
資本金:4,000万円
従業員数:193名(2015年5月現在)
事業内容:事務機器・省力化機械の販売および保守。コンピュータシステムの開発・販売および保守。上記に関連したサプライ品の販売。

利用状況/IBM iで運用している基幹システムの出力環境をマイグレーション

- Create!Formの利用状況について教えてください。

Create!Form導入事例:株式会社学書

学書の出荷倉庫の様子

当社では、20年来IBM i(AS/400)上で構築した基幹システムを利用しています。今回、同システムから請求書や納品書を出力するプリンターを、IBM i(AS/400)のドットプリンターからオープンプリンターにマイグレーションしました。その帳票出力環境の構築にCreate!Formを利用しています。

帳票出力環境の構築と言っても仕組みはシンプルです。基幹システム側から帳票の出力に必要なCSVデータをCreate!Formに受け渡すオペレーションをするだけで、あとはCreate!Formが出力処理を制御して伝票が出力されます。

Create!Form導入事例:株式会社学書
図1.運用フロー/システム概要

- 出力している伝票の種類と枚数を教えてください。

現在、出力している伝票は、「請求書」と「納品書」の2種類となります。種類は多くありませんが、約5万社の取引先があり、アイテムも千種類におよぶので、繁忙期には1社で100ページ以上の請求書を出力することもあります。月平均の出力枚数で見ると、請求書は約6千枚、納品書は数万枚になります。

また、出荷時の段ボールに添付する「出荷指示シール」の出力もオープンプリンターに切り替える予定で、準備はできているのですがまだ専用のシール台紙が残っているので、その在庫がなくなり次第年内に切り替える予定となっています。

Create!Form導入事例:株式会社学書

図2.帳票のサンプルイメージ

目的/目指したのは、基幹システムと疎結合な出力環境

Create!Form導入事例:株式会社学書

「システムに依存しない出力環境を構築したいと考えました」(伊藤氏)

- プリンターをマイグレーションした目的を教えてくだ さい。

これまではあらかじめ枠を印字した連続複写連票を利用していたため、出力時のオペレーションに関して、連続帳票の切り分けや耳取といった後工程作業にも時間と労力がかかっていました。

そこで、単票で出力できる環境を導入しようと思っても、旧来の出力環境はハードウェア環境・ソフトウェア環境ともにシステム本体への依存性が高く、プリンターの機種も選択肢がほとんどありませんでした。また、ちょっとした帳票のデザインを変更するのにも大幅なコストと時間と労力がかかり、サポートベンダーに依頼をしなければならない状況でした。

そのため、システムに依存しないオープンプリンターを導入できる環境を実現することで、このような不自由さから出力業務を解放し、業務の効率化とスピードアップを実現すると同時に、コスト削減や柔軟なオペレーション環境を実現したいと考えました。

選定理由/連携実績と、基幹システム側の影響を最小限に抑えられる提案を評価

Create!Form導入事例:株式会社学書

「IBM iと連携した帳票出力システムの構築・実績が豊富な点を評価しました」(水野氏)

- Create!Formを選んだ理由を教えてください。

オープンプリンターの導入に関して3社のサポートベンダーに提案を依頼しました。その中で、デュプロ販売から帳票出力エンジンとしてCreate!Formを中核とした提案を受けたのですが、基幹システムからも、プリンターからも独立した、バランス感覚に優れた提案だと判断して採用を決めました。

Create!Formに関する主な評価ポイントは次の通りです。

【選定理由1】 導入実績
IBM iと連携した帳票出力システムの構築・稼働実績が豊富で、安心して利用し続けることができると判断しました。

【選定理由2】 独立性
CSVファイルを出力する仕組みを追加するだけで、基幹システムへの影響を最小限に抑え、シンプルな仕組みで実現できること。また、プリンターにも依存しないので、自由に最適なプリンターを選べるので、機能やコストの最適化を図れると考えました。

【選定理由3】 操作性
帳票フォームを直感的な操作で作成・改編できる点を評価しました。

【選定理由4】 拡張性
マルチフォームへの対応やPDFへの対応など、拡張性が高く、業務環境の変化や追加機能の開発にも柔軟に対応できると期待しました。

導入効果/オープンな出力環境の構築により、効率化とスピードアップを実現

Create!Form導入事例:株式会社学書

「社内でも帳票フォームの変更が可能になりました」(加藤氏)

- 出力環境をマイグレーションした効果について教えてください。

今回、出力時間を短くしたいということで高速インクジェットプリンターを採用し、連続複写用紙も廃止して単票で出力するようにしました。「作業の効率化と負荷の軽減」「ランニングコストの削減」「柔軟な帳票運用体制の実現」といった効果が上がっています。

【効果1】 作業の効率化と負荷の軽減
これまで2日間にわたって出力していた請求書の出力業務が数時間で済むようになりました。加えて、連続帳票で必要だった後処理もほとんど不要になったことで、大幅な作業時間の短縮と労力の削減を実現できました。

さらに、間接的な効果になるかもしれませんが、旧出力環境では紙詰まりなどのトラブルに長時間備えていなければならないので、担当者は他の作業をしていても集中できませんでした。マイグレーション後は、出力時間が短くなったことでそのようなストレスを感じることがなくなり、月末などの忙しい時期でも、業務をスムーズに進められるようになりました。

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「2日間かかっていた出力時間が、数時間で済むようになりました」(木村氏)

- 出力環境をマイグレーションした効果について教えてください。

【効果2】 ランニングコストの削減
プリンター自体の保守コストなども下がっていることに加え、これまで用意していたあらかじめ枠を印字した連続複写用紙が不要となり、一般的な単票用紙や切り込みの入った用紙、シール用紙などを利用できるようになったので、その分のコストや管理費の削減効果は少なくありません。

また今回、帳票は単色でのデザインとしました。出力分量が非常に多いので、一番重視したスピードと運用コストの両面からの判断となります。

【効果3】 柔軟な帳票運用体制の実現
先ほども話をしましたが、これまでは帳票を変更しようとすれば、サポートベンダーにシステムの変更を依頼しなければならず、諦めざるを得ないことも少なくありませんでした。

新しい環境では、社内でも帳票フォームの変更が可能になりました。もちろん、新規に帳票を設けたり項目を増やしたりといった際は、CSVデータの出力プログラムにも手を加えなければなりませんが、請求書などに一言添えるといったことが自由にできるようになったことは、大きな成果です。

実際、請求書フォームの変更にあたっては、その旨を請求書に印字するようにしました。少し大げさかもしれませんが、請求書はお客様とのコミュニケーションツールでもありますので、このような対応ができるようになったことも大きな導入効果の一つだと捉えています。

- システムの構築にあたって、苦労したことなどはありましたか。

出力環境の構築はとてもスムーズでした。 帳票フォームの設計に関しては、改ページの処理などは導入当初は理解するのが難しい部分もありましたが、ひな形となるフォームをインフォテックから提供してもらえたので、とても助かりました。

今後/保存用帳票のPDF出力環境構築も検討

- 今後の拡張予定などがあれば教えてください。

帳票の種類を増やす予定はありませんが、現在、保管用に出力している「請求書」と「納品書」に関しては、PDF出力に切り替えたいと考えています。
システム的には、基幹システムに大幅な改修は行わず、Create!Form側の設定だけで対応できそうなので、実現すればお問い合わせへの対応も保存データの確認によりスピーディーに行うことができ、また書類保管スペースの削減など、さらなる成果に結びつけられると期待しています。

- Create!Formおよびインフォテックに対する期待などがあればお聞かせください。

当社では、20年来基幹システムを使い続けてきましたが、出力環境のマイグレーションは初めての出来事でした。社員のほとんどが入社したときからすでに存在していた環境で、帳票出力に関する専門家や経験者もいないので不安も少なからずありました。

そのような状況下、Create!FormはIBM i(AS/400)との連携実績だけでなく、様々なプラットフォームやシステムにおける稼働実績が豊富で、導入検討時に対応してもらったデモンストレーションもわかりやすく、安心してシステムの構築に望むことができました。

今回、デュプロ販売には的確な提案をしてもらいとても感謝しています。対応が迅速かつ丁寧でとても助かりました。今後もインフォテックと協力しながらこれまでと変わらないサポート対応に期待しています。

Create!Form導入事例:株式会社学書

(写真前列)デュプロ販売株式会社営業本部 一課 課長代理 宮本 重希氏)


※取材日時 2016年5月

※記載の担当部署は、取材時の組織名です。

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