株式会社学書 様

「社内でも帳票フォームの変更が可能になりました」（加藤氏）

出力環境をマイグレーションした効果について教えてください。

今回、出力時間を短くしたいということで高速インクジェットプリンターを採用し、連続複写用紙も廃止して単票で出力するようにしました。「作業の効率化と負荷の軽減」「ランニングコストの削減」「柔軟な帳票運用体制の実現」といった効果が上がっています。

【効果1】 作業の効率化と負荷の軽減

これまで2日間にわたって出力していた請求書の出力業務が数時間で済むようになりました。加えて、連続帳票で必要だった後処理もほとんど不要になったことで、大幅な作業時間の短縮と労力の削減を実現できました。
さらに、間接的な効果になるかもしれませんが、旧出力環境では紙詰まりなどのトラブルに長時間備えていなければならないので、担当者は他の作業をしていても集中できませんでした。マイグレーション後は、出力時間が短くなったことでそのようなストレスを感じることがなくなり、月末などの忙しい時期でも、業務をスムーズに進められるようになりました。

「2日間かかっていた出力時間が、数時間で済むようになりました」（木村氏）

【効果2】 ランニングコストの削減

プリンター自体の保守コストなども下がっていることに加え、これまで用意していたあらかじめ枠を印字した連続複写用紙が不要となり、一般的な単票用紙や切り込みの入った用紙、シール用紙などを利用できるようになったので、その分のコストや管理費の削減効果は少なくありません。
また今回、帳票は単色でのデザインとしました。出力分量が非常に多いので、一番重視したスピードと運用コストの両面からの判断となります。

【効果3】 柔軟な帳票運用体制の実現

先ほども話をしましたが、これまでは帳票を変更しようとすれば、サポートベンダーにシステムの変更を依頼しなければならず、諦めざるを得ないことも少なくありませんでした。
新しい環境では、社内でも帳票フォームの変更が可能になりました。もちろん、新規に帳票を設けたり項目を増やしたりといった際は、CSVデータの出力プログラムにも手を加えなければなりませんが、請求書などに一言添えるといったことが自由にできるようになったことは、大きな成果です。
実際、請求書フォームの変更にあたっては、その旨を請求書に印字するようにしました。少し大げさかもしれませんが、請求書はお客様とのコミュニケーションツールでもありますので、このような対応ができるようになったことも大きな導入効果の一つだと捉えています。

システムの構築にあたって、苦労したことなどはありましたか。

出力環境の構築はとてもスムーズでした。 帳票フォームの設計に関しては、改ページの処理などは導入当初は理解するのが難しい部分もありましたが、ひな形となるフォームをインフォテックから提供してもらえたので、とても助かりました。

今後／保存用帳票のPDF出力環境構築も検討

今後の拡張予定などがあれば教えてください。

帳票の種類を増やす予定はありませんが、現在、保管用に出力している「請求書」と「納品書」に関しては、PDF出力に切り替えたいと考えています。

システム的には、基幹システムに大幅な改修は行わず、Create!Form側の設定だけで対応できそうなので、実現すればお問い合わせへの対応も保存データの確認によりスピーディーに行うことができ、また書類保管スペースの削減など、さらなる成果に結びつけられると期待しています。

Create!Formおよびインフォテックに対する期待などがあればお聞かせください。

当社では、20年来基幹システムを使い続けてきましたが、出力環境のマイグレーションは初めての出来事でした。社員のほとんどが入社したときからすでに存在していた環境で、帳票出力に関する専門家や経験者もいないので不安も少なからずありました。

そのような状況下、Create!FormはIBM i（AS/400）との連携実績だけでなく、様々なプラットフォームやシステムにおける稼働実績が豊富で、導入検討時に対応してもらったデモンストレーションもわかりやすく、安心してシステムの構築に望むことができました。

今回、デュプロ販売には的確な提案をしてもらいとても感謝しています。対応が迅速かつ丁寧でとても助かりました。今後もインフォテックと協力しながらこれまでと変わらないサポート対応に期待しています。

（写真前列）デュプロ販売株式会社営業本部 一課 課長代理 宮本 重希氏）

※取材日時 2016年5月
※記載の担当部署は、取材時の組織名です。